Smartere måter å publisere Office-innhold på nett

Vi har tidligere blogget om hvorfor Office-filformater egner seg dårlig på nett. Men om du nå sitter med en masse dokumenter i Office-format som du trenger å gjøre lesbart på nettstedet, hva gjør du? 

Jo, du konverterer det til et mer universelt format. I denne bloggposten viser vi noen triks og verktøy du kan bruke for å gjøre nettopp dette:

Førstevalget: Konverter innholdet til HTML

Når det kommer til lesbarhet, søkbarhet og responsiv layout, er det få formater som slår HTML. Ved å publisere teksten som en side, får innholdet ditt en dedikert URL, mulighet for beriking med metadata for søkemotorer og sosiale kanaler, innebygd versjonshistorikk og et forutsigbart utseende på alle skjermtyper. Forutsatt at utviklerne har gjort responsivt design riktig.

Konvertere fra Word til HTML:

Når du limer inn tekst fra Word inn i CMS'et, ser det ofte ut som formateringen har blitt med riktig over. Vær obs på at Word ofte legger inn masse unødvendige formateringskoder og CSS-klasser som ikke er synlig for brukerne, men som "forsøpler" HTML-koden på siden.

I eksemplet under er det kopiert tekst fra et Word-dokument og limt inn i en HTML-editor som viser alt det unødvendige format-søppelet (markert med gult) som følger med: 

Clean HTML from Word documents.gif

Fjerne formatering fra Word

I Episerver-versjoner frem til v.11.0 hadde teksteditoren en egen knapp som het "Lim inn fra Word". Denne fjernet det meste av unødvendig formatering slik at overskrifter, lenker osv. ble konvertert til "ren" HTML. I Episerver-versjoner fra 11.5 er denne knappen dessverre fjernet fordi det har blitt en betaltjeneste utenfor Episerver.

Her er noen alternative metoder:

  • I de fleste nettlesere kan man trykke Ctrl+Shift+V (Windows) eller Option+Cmd+Shift+V (Mac) for å lime inn tekst uten formatering. 
  • Lim teksten via en tredjepartstjeneste som rydder i formatering, f.eks Word2CleanHTML eller WordHTML før du limer inn i CMS'et. (Begge er gratis og webbasert.) Merk at disse verktøyene spytter ut HTML, så du må klikke på "Vis HTML-kilde"-knappen i editoren i CMS'et for å lime det inn.
    (Er ikke "Vis HTML-kilde"-knappen synlig hos deg kan du høre med utvikleren din.)
  • Lim teksten via en teksteditor som fjerner all formatering, som f.eks Notepad (innebygd i Windows) eller PureText (gratis nedlasting for Windows). Ulempen med dette er selvsagt at du må markere opp alle overskrifter, lenker, fet/kursiv tekst osv på nytt i CMS'ets teksteditor.

Konvertere fra Excel til HTML

  • Når du kopierer en tabell fra Excel og limer inn i CMS'et, vil det som regel automatisk bli laget en HTML-tabell med dataene. Tabellen kan du justere med CMS'ets innebygde tabellverktøy. Dersom du er fornøyd med resultatet, kan du publisere direkte.
    episerver_excel_til_html-tabell.gif

Andre alternativer for å lage HTML-tabell av Excel-data:

  • Lim tabelldataene via en tredjepartstjeneste som konverterer til HTML, f.eks Tableizer (gir deg visse stilvalg) eller No-Cruft Excel to HTMLTable (kun HTML, ingen stiling). Igjen, denne HTML'en må limes inn i HTML-visningen i CMS'ets teksteditor.
  • Et siste alternativ i Excel er å lagre regnearket i HTML-format. Det lagres da en fil på disken din hvor hele regnearket er ferdig konvertert. Du kan kopiere HTML'en herfra og lime inn i CMS'ets teksteditor - men vær obs på at det ofte følger med mye unødvendig stiling med denne metoden!

Konvertere fra Powerpoint til HTML

Powerpoint er et format med en såpass kompleks sammenstilling av tekst, bilder og stil at det vanskelig lar seg konvertere til pen og forutsigbar HTML.

Selvsagt finnes det visse verktøy som påberoper seg feilfri konvertering, men i realiteten blir konverteringen en rotete, ustabil blanding av HTML og CSS. Det er derfor bedre å se på andre alternativer, som f.eks konvertering til PDF.

Nest beste løsning: Konvertere til PDF

Både Word og Powerpoint er Office-formater hvor layout og formatering er viktig for lesbarhet og presentasjon. En konvertering til PDF vil beholde tekstformatering og utseende, og resultatet vil dermed se stort sett likt ut som originalformatet. De fleste Office-versjoner lar deg eksportere innholdet til PDF direkte, og PDF-filen kan du laste opp i CMS'et. 

I motsetning til Office-dokumenter, kan PDF-filer åpnes direkte i de fleste nettlesere, uten at brukeren trenger Office-pakken installert på sin maskin.

I neste bloggpost kan du lese mer om hvordan du kan sette inn PDF-innhold på nettstedet på smarte måter.

Les mer om