Prioritering er vanskelig: 3 råd for å håndtere backlog-monsteret
Er backlogen din en uoversiktlig haug av store og små oppgaver - uten at du egentlig vet hvordan du skal angripe den? Du er ikke alene. Her er mine råd for å få backlogen under kontroll, slik at du kan bruke tid på saker som gir verdi.
Hvilken magefølelse får du når du tenker på backlogen din - sommerfugler, eller mageknip?
Dersom prosjektet ditt er som gjennomsnittet, gjetter jeg på det siste. Men det behøver ikke være sånn!
Min kollega Geir Nodland sammenlikner webløsningen med hagearbeid - hvis man ikke jevnlig trimmer den, vil den vokse ut av kontroll. Sånn er det med backloger også.
En backlog er i bunn og grunn en liste over alt vi MÅ, BØR, VIL og KAN gjøre med løsningen vår. Vi kan ha en backlog for et pågående prosjekt (f.eks utvikling av ny funksjonalitet), og en separat backlog for annet arbeid (f.eks feilretting og optimalisering av eksisterende funksjonalitet).
Langt oftere har man - dessverre - én stor backlog for alt. Alle ideer, feilrapporter og endringsønsker puttes i samme liste. Det sier seg selv at dette fort blir uoversiktlig.
Hadde man hatt uendelig med tid, budsjett og tilgjengelige utviklere/redaktører, kunne man kvernet seg til bunns i listen. Sånn er virkeligheten sjeldent. Prioritering er derfor helt kritisk, hvis man skal få gjort noe fornuftig.
Tips 1: Du trenger ikke komme deg gjennom hele haugen!
Uansett om du er opptatt av nyutvikling eller vedlikehold, koster slikt arbeid tid og penger. Det gjelder enten jobben utføres internt eller med konsulenter. Det er altså avgjørende å putte innsatsen på riktig sted.
Hvis man har én stor, uoversiktlig backlog, er det vanskelig å vite hvor man skal starte. Det er også lett å føle det som en umulig oppgave å komme gjennom hele backlogen. Mitt første tips er derfor: Målet er ikke å komme gjennom haugen!
Bare innse det: Backlogen er som en skittentøyskurv. Uansett hvor mye du kommer deg gjennom, kommer det alltid en strøm av nye ting dumpende ned innen kort tid.
Ikke se deg blind på at alt i backlogen skal utføres - for det er slett ikke sikkert alt gir mening å gå i gang med. Det absolutt verste som kan skje, er at man lar mengden oppgaver skremme seg - det fører til beslutningsvegring, og da får man ikke gjort mye fornuftig.
Skal du få kontroll, må du altså tørre å slippe litt kontroll. OK? Vi fortsetter!
Tips 2: Rydd bort meningsløse oppgaver
Når jeg rydder i skap og skuffer hjemme, elsker jeg å bli kvitt ting jeg ikke lenger trenger. Det frigjør plass, og gjør det enklere å få oversikt over det som er igjen. I tillegg vet jeg at det som er igjen - det har jeg virkelig bruk for. Jeg får også jeg lagt alt på rett sted slik at jeg finner det når jeg trenger det.
Gjør den samme øvelsen med backlogen din.
Jeg tipper at backlogen din tynges ned av oppgaver som noen en gang i tiden mente var viktige. Da er det jo litt rart at de aldri ble utført? Du kjenner igjen slike oppgaver ved at de er:
- Uklare på hvilket brukerbehov/forretningsmål de løser
- Dårlig spesifiserte, og mangler detaljer om hva som må gjøres for å løse ut problemstillingen
- Knyttet til systemer (eller versjoner) dere ikke lenger bruker
- Løsningsforslag til gårsdagens problemer
Kommer du over slike: Lukk dem, slett dem og glem dem.
Tips 3: Sorter etter verdi, ikke kostnad
Når du har fått trimmet backlogen ned til en håndterlig mengde, gjenstår fremdeles problemet med å prioritere hva som skal gjøres, og i hvilken rekkefølge.
Alt arbeid man skal gjøre har en kostnad - enten bokstavelig talt, i honorar til konsulenter, eller i form av at det legger beslag på interne ressurser.
Men husk også at de riktige oppgavene har en verdi - dette kan også være direkte verdi i form av høyere konvertering og økt salg, men også indirekte verdi i form av redusert belastning på kundeservice, økt kundetilfredshet eller bedre rapportering.
De direkte verdiene er lette å identifisere, og kan være fristende å sette øverst på prioritetslisten på kort sikt. Men husk også at indirekte verdi er superviktig for å bygge løsninger med minst mulig friksjon i lengden.
En oppgave som løser en brukerfrustrasjon, kan spare mye dårlig omdømme og sinte eposter til kundeservice. En oppgave som forbedrer uoversiktlig kode gir kanskje ikke så mye synlig verdi på overflaten, men kan spare både kostbart vedlikehold og løse fremtidige ytelsesproblemer.
Eller for å returnere til hage-metaforen: Det kan være fristende å plante en flott ny rosebusk som alle vil imponeres av, men den vil ikke holde seg fin lenge hvis jordsmonnet eller dreneringen er for dårlig.
Poenget med denne øvelsen er å ikke se seg blind på kun estimert kostnad, men heller legge vekt på potensiell gevinst.
Tving backlogmonsteret frem i lyset!
Så, hvordan står det egentlig til med backlogen? Puster den deg i nakken som et monster, eller later du som den ikke finnes?
Skal du gå i gang med noe digitalarbeid i 2022, må du brette opp armene og hale backlogen frem i lyset. Kanskje oppdager du noe skjult gull inni der - eller kanskje du oppdager at du har frigjort tid og fokus til mer enn du trodde?