Lunsj-apputvikling i samarbeid med Epinova: Reduksjon av matsvinn og optimalisering av lunsjordningen

I Epinova har vi fokus på å redusere matsvinn og tilby våre ansatte god, variert og sunn mat. For å gjøre det lettere for de ansvarlige for matlagingen ønsket vi å utvikle en ny løsning for booking av lunsj for alle ansatte. Tidligere hadde vi en enkel og ufullstendig påmeldingsfunksjon, og denne fungerte ikke helt som ønsket. Derfor bestemte vi oss for å samarbeide med en bachelorgruppe for å lage en bedre og oppdatert påmeldingsfunksjon. Vi kom i kontakt med gruppen bestående av Santhia, Danny, Kiya og Sumita, og gruppen fikk i oppdrag å hjelpe oss å utvikle en ny løsning - en utfordring de ønsket å ta på seg.

Bakgrunnen for samarbeidet

Kate Vikjord er ansvarlig for lunsjtilbudet i NOVA, og alt hva omgår bestilling av mat, forberedelse/laging av mat, planlegging og selvfølgelig alltid ha som mål å få redusert matsvinn. Hun ønsket en mer strukturert løsning, med en egen profil for de ansatte og informasjon om ukentlige påmeldinger. Ved å ha en personlig profil blir det enklere å holde oversikt over allergier og preferanser, og den ansatte slipper å legge inn informasjonen hver gang da denne lagres på brukeren. Det vil kun være synlig for administratoren hvilke preferanser og allergier de ulike ansatte har. Det var også et ønske om en mer oversiktlig visning av bordsetningene, slik at det ble enkelt å melde seg på eller av og ta med gjester ved behov. Den mer strukurerte planleggingsmetoden kan bidra til tids- og kostnadsbesparelser, bedre råvarer og mindre matsvinn. Kate må i gjennomsnitt forberede mat til ca. 350 lunsjserveringer i løpet av en uke, så alt som kan gjøre det lettere og mer effektivt for henne er viktig.

Prosjektlederens perspektiv og involvering av tidligere Academy-studenter

Lars Øyvind Bodahl fra Epinova påtok seg rollen som kontaktperson og prosjektleder for bachelorsamarbeidet. Han forteller at det har vært en utrolig morsom opplevelse å få delta i et slikt prosjekt, spesielt siden dette er første gang Epinova gjennomfører noe lignende. Både Lars Øyvind og Kate gir ros til gruppen for god kommunikasjon gjennom hele prosessen. Det første møtet ble avholdt tidlig på året, der forventinger og planer ble delt. Vårt søsterselskap, Northern Beat, ble også involvert i designplanleggingen og bistod med UX. Kate, som bestiller og admin.bruker, ble kontinuerlig involvert med spørsmål og valg av farger og design. Hun fikk prøve en demoversjon i mai, og er i dag veldig fornøyd med resultatet.

Martin Brandal og William Nerem fra Epinova deltok også og var til stor hjelp for studentene. Martin og William er en del av Academy 2022, og kunne derfor raskt sette seg inn i lignende situasjoner og gi gode tips underveis i prosjektet. De har vært sentrale for bachelorgruppen, og gruppen er takknemlige for den gode hjelpen de fikk. Gruppen sier at oppfølgingen de fikk var upåklagelig, og de fikk raskt svar og den støtten de trengte. De fikk ikke bare god hjelp med kodingen, men også med skrivingen av rapporten, noe som var uventet forteller de. 

Gruppens opplevelse og tilfredshet med samarbeidet

Bachelorgruppen forteller at de er fornøyde med innsatsen sin, og at de hadde noe erfaring med utvikling av et enkelt bookingsystem i løpet av studiene, derfor passet denne oppgaven dem godt. Det var også interessant at prosjektet inneholdt oppgaver på frontend- og backend-siden. Gruppen ble overrasket over hvor mye arbeid som måtte gjøres, spesielt med tanke på forarbeidet, som blant annet inkluderte en omfattende brukerundersøkelse de måtte gjennomføre i begynnelsen. Oppgaven viste seg å være betydelig større og mer utfordrende da de måtte lage alt fra bunnen av, men til gjengjeld har de har fått et stort læringsutbytte av prosessen. De klarte ikke å fullføre alle de tekniske målene de hadde satt, men internt hos oss har vi muligheten til å jobbe videre med løsningen og fullføre den.

Tekniske aspekter og verktøy brukt i utviklingsprosessen

Gruppen utviklet et produkt ved å bruke React og JavaScript på frontend, samt C#/.NET og SQL på backend. Prosessen begynte med en brukerundersøkelse, etterfulgt av konseptutvikling. Deretter startet de prototyping av kalenderen i Figma, og gjennomførte to brukertester før de kunne vise frem en demoversjon av produktet. De siste månedene har vært krevende og lærerike for gruppen, men med god støtte og mange som tilbød hjelp, klarte de å fullføre et produkt som de var fornøyde med.

Oppsummering og suksessfaktorer

Opplevelsen har vært lærerik og givende for alle involverte parter, og sluttresultatet er tilfredsstillende. Gruppen satte pris på muligheten til å arbeide i en stor bedrift og utvikle en tjeneste som skal brukes internt. De er svært fornøyde med den kontinuerlige oppfølgingen de mottok gjennom hele prosessen. Gruppen følte seg alltid hørt og fikk svar på spørsmål og bekymringer.

Epinova blir beskrevet av gruppen som et hyggelig og inkluderende selskap, og hjelpen de fikk fra både Martin, William, Lars Øyvind og resten av utviklerteamet med koding og rapportering ble satt stor pris på. På grunn av manglende erfaring med React gikk frontend-delen noe tregere i begynnelsen, men etterhvert løste dette seg og gruppen fikk opp  fremdriften på frontend-delen av prosjektet. 

Lars Øyvind, prosjektlederen og kontaktpersonen for bachelorgruppen, uttrykte sin entusiasme for å delta i prosjektet. Han har roset gruppen for deres innsats, og understreket at de leverte fra første stund, og at samarbeidet var svært vellykket. De faste standup-møtene bidro til å holde prosjektet på rett spor.

Kate, som bestilleren av produktet, er ekstremt fornøyd med hele prosessen, og det endelige resultatet. Hvis det oppstår behov for forbedringer på andre områder, anbefaler hun absolutt å samarbeide med flere bachelorgrupper i fremtiden. Hun fant det både morsomt og lærerikt å samarbeide med mennesker som delte samme visjon, men hadde en annen arbeidsmåte. Kate oppfordrer også andre bedrifter til å benytte en lignende påmeldingsfunksjon og understreker at dette vil forbedre matkvaliteten, legge vekt på sunn mat og forenkle planleggingen. For Epinova er det en kontinuerlig innsats å redusere matsvinn, og ved å bruke en slik applikasjon beveger vi oss helt klart i riktig retning. 

Vi takker bachelorgruppen for vårt samarbeid.